Henkikirjojen systemaattinen arkistointi edellyttää että materiaalin mukana meille toimitetaan tiedot siitä, mistä lähteestä aineisto on peräisin. Hakeminen helpottuu suunnattomasti kun hakija voi etsiä paikkakunnan, vuosiluvun, yms. tiedon perusteella. Arkistolaitos edellyttää että sen käyttämä arkistointitunnus, mikrofilmirullan tai kortin numero, jne., on saatavilla, ks. http://www.arkisto.fi/.
Näiden tietojen kerääminen digitoidun aineiston yhteydessä tapahtuu SSHY:n käytäntöjen mukaan tallentajan lomakkeella. Kirkollisten kirjojen arkistointiin käyttämämme talletushierarkia noudattaa seurakuntajaottelua, kun henkikirja-aineisto on arkistoitava kihlakuntien mukaisesti. Näiden rajat eivät ole yhteneväiset, ja siksi samaa tallentajan lomaketta ja samoja työkaluja ei voida käyttää molempien aineistojen käsittelyssä.
Alla joitakin talkoilla tehtyjä henkikirjoja (1700, 1712, 1723) Kymin kihlakunnasta. Kuvaryhmän vuosiluku on kuvajoukon viimeisellä sivulla oleva päiväys, eli asiakirjan allekirjoituksen pvm. Ilmeisestikin siis vuonna 1700 tehty henkikirja koskee saman vuoden alussa verotettuja pitäjäläisiä. Kihlakunnasta on olemassa henkikirjat Ruotsin ajalta vuosilta 1638-39, 42, 44-52, 54, 55-60, 62-63, 65-69, 73, 75-76, 78-80, 82, 88, 90, 93-94, 97, 99, 1700-12, 23-28, 30-39 ja 1743-1782.
Lähde: Kymin kihlakunta
Kymi 1700: Läänintilit KA 8727:1678, LT 73.
Kymi 1712: Läänintilit KA 8765:482, ES 2639.
Kymi 1723: Läänintilit KA 8771:1395, LT 1373.
