SSHY:llä ei ole tällä hetkellä valmiutta ottaa vastaan suurta määrää kuvia henkikirjoista, koska meiltä puuttuu työkalut henkikirja-aineiston systemaattiseen arkistointiin. Systemaattinen arkistointi on edellytys sille että sivustolla kävijä löytää ison kuvamäärän joukosta haluamansa.

Systemaattinen arkistointi edellyttää myös että materiaalin mukana meille toimitetaan tiedot siitä, mistä lähteestä aineisto on peräisin. Hakeminen helpottuu suunnattomasti kun hakija voi etsiä paikkakunnan, vuosiluvun, yms. tiedon perusteella. Arkistolaitos edellyttää että sen käyttämä arkistointitunnus, mikrofilmirullan tai kortin numero, jne., on saatavilla, ks. http://www.narc.fi/.

Näiden tietojen kerääminen digitoidun aineiston yhteydessä tapahtuu SSHY:n käytäntöjen mukaan tallentajan lomakkeella. Kirkollisten kirjojen arkistointiin käyttämämme talletushierarkia noudattaa seurakuntajaottelua, kun henkikirja-aineisto on arkistoitava kihlakuntien mukaisesti. Näiden rajat eivät ole yhteneväiset, ja siksi samaa tallentajan lomaketta ja samoja työkaluja ei voida käyttää molempien aineistojen käsittelyssä.

Tässä kuvajoukossa sukututkimuksen kannalta aineiston lähettäneelle digitoijalle on riittänyt se, että tilannetta on tutkittu kymmenen vuoden välein; tilan/suvun jatkuvuus käy siitä riittävän hyvin hyvin selville. Tällä alueella 1600-luvulla ja 1700-luvun alkupuolella aineistoa ei ole saatavilla vuosittain. Kuvaryhmän vuosiluku on kuvajoukon viimeisellä sivulla oleva päiväys, eli asiakirjan allekirjoitetuksen pvm. Ilmeisestikin siis vuonna 1700 tehty henkikirja koskee vuonna 1699 kunnassa verotettuja henkilöitä.

Alla joitakin talkoilla tehtyjä henkikirjoja Kymin kihlakunnasta, josta on olemassa henkikirjat vuosilta 1638-39, 42, 44-52, 54, 55-60, 62-63, 65-69, 73, 75-76, 78-80, 82, 88, 90, 93-94, 97, 99, 1700-12, 23-28, 30-39, 43-

Lähde: Kymin kihlakunta
Kymi 1700: Läänintilit LT 73, VA 8727 (Nide 8727 Sivu 1678)
Kymi 1712: Läänintilit ES 2639, VA 8765 (Nide 8765 Sivu 482)
Kymi 1723: Läänintilit LT 1373, VA 8771 (Nide 8771 Sivu 1395)